Ihr Ansprechpartner:

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Detlev Hammerschmidt
Dipl.-Betriebswirt
Tel. 0385/3031-272
E-Mail: hammerschmidt(at)kubus-mv.de

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Erfolgreiche Umstellung des kommunalen Finanzwesens

- Individuell und/oder in kommunalen Netzwerkgruppen -

UNSER ANGEBOT - Kurzfassung

Zielgenaue und bedarfsgerechte Unterstützung durch die KUBUS Kommunalberatung und Service GmbH - einem Unternehmen kommunaler Spitzenverbände.

1. Zielstellung

Immer mehr Kommunen beginnen mit den ersten Umstellungsmaßnahmen im Rahmen der Einführung des neuen kommunalen Haushaltsrechts. Zur Unterstützung und Forcierung dieses Prozesses wird in Verwaltung und Politik häufig die Einbeziehung eines externen Beratungsunternehmens als Projektmanager erwogen.

In der überwiegenden Zahl der Verwaltungen ist zurzeit noch kein ausreichend betriebswirtschaftlich geschultes Personal vorhanden. Von Anfang an sollten jedoch bei Inanspruchnahme externer Unterstützung die Verwaltungsmitarbeiter aktiv in die Projektarbeiten eingebunden werden, damit der Know-how-Transfer zeitnah erfolgen kann und die Mitarbeiter so früh wie möglich eigenständig das Tagesgeschäft entsprechend den neuen haushaltsrechtlichen Anforderungen beherrschen.

Ziel ist es, den Umstellungsprozess in einem überschaubaren zeitlichen Rahmen effektiv und effizient zu gestalten, um somit auch die zwangsläufig damit verbundenen Kosten in einem angemessenen Rahmen halten zu können. Oberste Priorität hat die stringente Einhaltung des gemeinsam vereinbarten Gesamtzeitplans dahingehend, dass die eigentliche Umstellungsphase bis zu einem fest definierten Zeitpunkt erfolgreich abgeschlossen wird. Auf dieses Ziel sind alle erforderlichen Einzelmaßnahmen auszurichten.

Im Mittelpunkt einer umfassenden Projektorganisation stehen

  • Erarbeitung eines Handlungskonzeptes (Ziele festlegen)
  • Konzept zur Kommunikation und Information
  • Mitarbeiterschulungen am Arbeitsplatz (Wer soll wie geschult werden?)
  • Einführung einer Kosten- und Leistungsrechnung
  • Erstellung der Eröffnungsbilanz
  • Doppische Haushaltsführung
  • Budgetierung
  • Berichtswesen und Konsolidierung.

Eine klare und umfassende Projektorganisation ist der Schlüssel zum Erfolg bei der Umstel-lung auf das neue Haushaltsrecht. Dazu kann Ihnen die KUBUS Kommunalberatung und Service GmbH bedarfsgerechte Unterstützungsmodule anbieten. 

2. Unsere Unterstützungsmöglichkeiten

I. Koordinierung und Steuerung von Netzwerkgruppen
Unter jeweils drei bis fünf Verwaltungen soll der Erfahrungsaustausch zielstrebig initiiert und somit der Umgestaltungsprozess hinsichtlich Effektivität und Kostenintensität günstiger für die Kommunen gestaltet werden. Die im folgenden Abschnitt II dargestellte individuelle Beratung wird gemeinsam in Netzwerkgruppen realisiert. Ihr Vorteil: gegenseitiges Helfen sowie gemeinsames Lernen in der Gruppe und geringere Kosten für die eigene Verwaltung als bei Einzelkämpfertum.

II. Individuelle Beratung
Die Realisierung und Steuerung dieses sehr anspruchsvollen Prozesses erfolgt in der Regel über eine eigens dafür in der Verwaltung eingerichtete Lenkungs- bzw. Projektgruppe. Um dem dargestellten Ziel gerecht zu werden, bieten wir unsere Unterstützung vorrangig in Form eines Coachingverfahrens zur Unterstützung der Projektgruppe an. Bei Bedarf stellen wir auch fachlich qualifiziertes Personal für die Ausführung konkret abgegrenzter Leistungen zur Verfügung.

Unser Beratungskonzept umfasst sämtliche Phasen des Umstellungsprozesses und beginnt zunächst mit

1. Prüfung der Ausgangssituation vor Ort

- personell, sächlich, technisch, jeweils in quantitativer und qualitativer Hinsicht -

2. Projektplanung und -management

Startmeeting mit der verwaltungsinternen Projektgruppe Auftakt-Workshop mit den Mitarbeitern der Verwaltung sowie den kommunalen Gesellschaften Definition der einzelnen Arbeitspakete
- Inhalt, Aufwand, Termine, Verantwortung -

Im Rahmen des Coachings werden die Mitarbeiter vor Ort aktiv unterstützt und es werden Arbeitshilfen (z. B. Formulare) und Richtlinien entwickelt und geprüft für:

  • Gestaltung und Einsatz der kommunalen Produkt- und Kontenpläne
  • Erfassung und Bewertung von Vermögen und Verbindlichkeiten
  • Erstellung der Eröffnungsbilanz, Ergebnisrechnung und Finanzrechnung
  • Haushaltsplanung, Budgetierung und Haushaltsabwicklung
  • Anpassung der Prozesse in Buchhaltung, Kasse sowie der übrigen Verwaltung mit den Teilaspekten
  • Organisationsberatung
  • Prozessoptimierung
  • Konzeptionelle Ausrichtung
  • der Kosten- und Leistungsrechnung
  • eines Berichtswesens und Controllings unter Berücksichtigung von Belangen der Konsolidierung des Haushalts.

Regelmäßige Meilenstein-Trend- bzw. Soll-Ist-Vergleiche

Im Rahmen der Projektgruppe sollte monatlich - mindestens jedoch alle 2 Monate - die Zielerreichung geprüft werden, damit frühzeitig bei sich abzeichnender Zielgefährdung erforderliche Maßnahmen zur Gegensteuerung eingeleitet werden.
Bei Problemen helfen wir aktiv und ganz konkret, damit der Umstellungsprozess nicht ins Stocken gerät.

Qualitätssicherung

Auch nach Abschluss der Projektarbeiten bieten wir bei auftretenden Fragen zur weiteren Verbesserung und Sicherung der erreichten Qualität persönliche und telefonische Bera-tungsleistungen an.

3. Personaleinsatz

Für die Projektbearbeitung stehen folgende im kammeralen und kaufmännischen Rechnungswesen erfahrene Mitarbeiter der KUBUS Kommunalberatung und Service GmbH zur Verfügung:

Hans-Werner Reimers, Diplom Verwaltungswirt, Geschäftsführer,
Detlev Hammerschmidt, Diplom Betriebswirt, Bilanzbuchhalter,

Unser Beratungskonzept ist flexibel für die Vorstellungen der Verwaltungen angelegt.
Auf der Grundlage der vorstehenden Aufgabenbeschreibung wird die Projektsteuerung durch die KUBUS GmbH auf eine Begleitphase von 2 bis max. 2,5 Jahre anzulegen sein.

Der konkrete Aufwand kann jeweils nur im Einzelfall nach Klärung von Umfang der Aufgaben, Bearbeitung in Netzwerken oder Einzelbetreuung ermittelt und vereinbart werden.

Für Rückfragen und die individuelle Erarbeitung ausführlicher Unterstützungskonzepte stehen wir Ihnen gern zur Verfügung.

Ihr Ansprechpartner:
Detlev Hammerschmidt, Diplom Betriebswirt
Tel.: 0385/3031251
E-Mail: hammerschmidt(at)kubus-mv.de